Informativa sul trattamento dei dati personali (Informativa Privacy)
ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679
Chatbot “Adriano e Sabina”
La Camera di Commercio di Roma, in qualità di Titolare del trattamento, informa, ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), che i dati personali degli utenti che interagiscono con il chatbot “Adriano e Sabina”, saranno trattati come segue:
Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali è la Camera di Commercio di Roma, con sede in Roma (RM) Via de’ Burrò, 147.
Il Titolare del trattamento dei dati personali può essere contattato tramite posta elettronica certificata all’indirizzo: cciaaroma@rm.legalmail.camcom.it
Responsabile della protezione dei dati (o Data Protection Officer)
Il Responsabile della protezione dei dati (o Data Protection Officer) è designato dal Titolare del trattamento per assolvere alle funzioni espressamente previste dal Regolamento (UE) 2016/679.
Il Responsabile della protezione dei dati della Camera di Commercio di Roma può essere contattato:
- tramite posta elettronica ordinaria all’indirizzo: dpo@rm.camcom.it;
- tramite posta elettronica certificata all’indirizzo: avv.ranieri@pec.it
Dati personali trattati
Saranno trattate le seguenti categorie di dati personali:
- Dati anagrafici (nome, cognome, indirizzo, codice fiscale;
- Dati di contatto (numero di telefono, indirizzo e-mail);
- Dati relativi alle cariche assunte all’interno dell’impresa (ad es. legale rappresentante, etc.);
- Dati relativi al pagamento del diritto annuale;
- Dati relativi a violazioni amministrative;
- Dati di navigazione (IP).
Finalità del trattamento, condizioni di liceità e base giuridica
I dati personali saranno trattati per le seguenti finalità:
- fornire informazioni, ed eventualmente indirizzare verso altri strumenti di supporto, gli utenti della Camera di Commercio di Roma;
- fornire riscontro alle richieste pervenute dall’utente mediante il chatbot “Adriano e Sabina” nelle tematiche del “Diritto Annuale”, delle “Sanzioni Amministrative” e della “Guida all’attività d’impresa”;
- consentire all’utente di prenotare un appuntamento con la Camera di Commercio;
- garantire la sicurezza del sistema.
Salvo opposizione, le anagrafiche degli utenti e una sintesi delle loro interazioni con il chatbot “Adriano e Sabina” saranno conservate dalla Camera di Commercio di Roma al fine di offrire un servizio puntuale e circostanziato anche nelle eventuali interazioni successive con il chatbot, garantendo in tal modo un miglioramento dei servizi e del rapporto con l’utente camerale.
Infine, previa anonimizzazione, le conversazioni con il chatbot saranno utilizzate per finalità di analisi della qualità delle risposte fornite dal chatbot e miglioramento del servizio stesso, anche tramite addestramento del sistema di Intelligenza Artificiale utilizzato da Adriano e Sabina.
Le condizioni di liceità del trattamento dei dati personali sono individuate:
- nell’ esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento (articolo 6, paragrafo 1, lettera e), del Regolamento (UE) 2016/679).
La base giuridica del trattamento di dati personali è rintracciabile, in particolare, nei seguenti riferimenti normativi:
- Legge 29 dicembre 1993, n.580.
Conseguenze del mancato conferimento dei dati personali
Il Chatbot “Adriano e Sabina” supporta l’utente secondo due modalità differenti:
- Pre-login: l’utente accede ai servizi di supporto standard del chatbot senza necessità di previa autenticazione. Per la fruizione del chatbot in tale modalità all’utente non è richiesto di conferire alcun dato personale. Pertanto, le informazioni personali eventualmente inserite dall’interessato nelle conversazioni, non sono necessarie e il loro conferimento è meramente facoltativo.
- Post-login: l’utente per accedere ai servizi specialistici (quali in via esemplificativa report personalizzati su pagamento diritto annuale o sulle sanzioni amministrative) deve autenticarsi mediante SPID/CNS/CIE. In tale ipotesi, il conferimento dei dati di autenticazione è necessario di talché, il mancato conferimento dei dati richiesti impedisce all’utente di poter usufruire delle specifiche funzionalità riservate agli utenti autenticati.
Inoltre, ove l’utente non autenticato richieda, tramite il chatbot Adriano e Sabina, di fissare un appuntamento con la Camera di Commercio o di interagire con un operatore umano in livechat, verranno richieste i dati anagrafici e di contatto necessari alla gestione dell’appuntamento e della livechat. In tali casi, il mancato conferimento dei dati richiesti comporta l’impossibilità di proseguire con l’opzione richiesta.
Modalità di trattamento dei dati personali
Il trattamento dei dati personali sarà effettuato con strumenti elettronici e comporterà operazioni quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo: la raccolta, la consultazione, l’uso, l’archiviazione e la conservazione.
Il trattamento dei dati personali sarà effettuato, per le finalità sopra elencate, in conformità a quanto stabilito dall’articolo 5 del Regolamento (UE) 2016/679 e nel rispetto delle regole di riservatezza e di sicurezza previste dalla normativa vigente, in maniera tale da impedire l’accesso o l’utilizzo non autorizzato dei dati personali.
I dati personali saranno trattati e conservati nel rispetto dei principi di necessità, liceità, correttezza, trasparenza, esattezza, minimizzazione dei dati e limitazione del periodo di conservazione, mediante l’adozione di misure tecniche e organizzative adeguate al livello di rischio dei trattamenti posti in essere.
Comunicazione dei dati personali a eventuali destinatari
I dati potranno essere resi accessibili o comunicati, nel rispetto della normativa vigente e per il perseguimento delle finalità del Titolare del trattamento sopra elencate:
- a dipendenti della Camera di Commercio designati espressamente quali persone autorizzate al trattamento dei dati personali;
- a società esterne incaricate dal Titolare del trattamento di svolgere attività di varia natura, quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, la gestione e la manutenzione dei sistemi informativi e dei servizi erogati. Tali società esterne sono state nominate Responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679;
- all’Autorità di controllo, all’Autorità giudiziaria e alle Forze di Polizia, qualora ne facessero richiesta;
Il Titolare provvede alla designazione dei Responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 tra quelli che presentino garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate in modo tale che il trattamento soddisfi i requisiti del Regolamento (UE) 2016/679 e garantiscano la tutela dei diritti degli interessati.
I dati personali non saranno oggetto di diffusione a soggetti indeterminati, in una forma che consenta l’identificazione degli interessati, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione.
Trasferimento dei dati personali verso paesi terzi o organizzazioni internazionali
Il Titolare del trattamento non traferisce i dati personali verso paesi terzi (al di fuori dello Spazio Economico Europeo) o organizzazioni internazionali.
Conservazione dei dati personali
I dati personali saranno conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati, salvo che non siano individuati un altro criterio di liceità e base giuridica oppure che il diritto dell’Unione o degli Stati membri preveda la conservazione dei dati.
In particolare, i dati personali memorizzati sul CRM saranno conservati per un tempo pari a 3 anni dalla ricezione degli stessi.
Esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione
Il trattamento dei dati personali non prevede alcun processo decisionale interamente automatizzato ai sensi dell’art. 22 GDPR, compresa la profilazione, in particolare in ambito di gestione dei dati tramite applicativi informatici e servizi.
Diritti dell’interessato
L’interessato ha il diritto di ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso a tali dati personali e alle seguenti informazioni: le finalità del trattamento, le categorie di dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo, tutte le informazioni disponibili sull’origine dei dati personali, qualora non siano raccolti presso l’interessato, l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, e informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.
Inoltre, nei casi previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 (art. 7 e articoli da 12 a 22), l’interessato ha altresì il diritto di:
- revocare gli eventuali consensi al trattamento dei dati personali in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca stessa;
- ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano;
- ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti che lo riguardano, tenuto conto delle finalità del trattamento, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
- ottenere la cancellazione (“diritto all’oblio”) dei dati personali che lo riguardano;
- ottenere la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano (in tal caso, i dati personali sono trattati, salvo che per la conservazione, soltanto con il consenso dell’interessato o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un’altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante dell’Unione o di uno Stato membro);
- ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali che lo riguardano (“diritto alla portabilità dei dati”);
- trasmettere i dati personali che lo riguardano a un altro Titolare del trattamento, senza impedimenti da parte del Titolare del trattamento cui li ha forniti, qualora tecnicamente fattibile (“diritto alla portabilità dei dati”);
- opporsi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ivi compresa l’archiviazione dei suoi dati anagrafici e della sintesi delle sue conversazioni con Adriano e Sabina;
- non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.
Per esercitare i sopra elencati diritti, l’interessato può contattare il Titolare del trattamento tramite posta elettronica certificata all’indirizzo: cciaaroma@rm.legalmail.camcom.it, o tramite posta elettronica ordinaria all’indirizzo: infoprivacy@rm.camcom.it.
L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo, ai sensi dell’articolo 77 del Regolamento (UE) 2016/679, al “Garante per la Protezione dei Dati Personali”, con le modalità indicate sul sito istituzionale https://www.garanteprivacy.it
Condizioni di Utilizzo di “Adriano e Sabina”
Le presenti condizioni forniscono informazioni sull’utilizzo di Adriano e Sabina, gli assistenti virtuali che sfruttano l’intelligenza artificiale generativa messo a disposizione dalla Camera di Commercio di Roma.
Adriano e Sabina hanno la sola finalità di fornire informazioni e di assistere gli utenti in merito alle seguenti tematiche: Diritto Annuale, Guida alle attività economiche e Sanzioni Amministrative.
Le risposte elaborate e fornite da Adriano e Sabina hanno quale fonte atti e documenti interni alla Camera di Commercio, tuttavia, tali risposte non sostituiscono le informazioni fornite direttamente dalla stessa. Sebbene si faccia il possibile per fornire informazioni accurate e rilevanti, Adriano e Sabina potrebbero non essere in grado di rispondere a tutte le richieste in modo corretto o completo. In caso di discrepanze o dubbi sulle informazioni fornite, si consiglia di contattare la Camera di Commercio attraverso gli ulteriori canali messi a disposizione. Ogni responsabilità in merito all’utilizzo di Adriano e Sabina e all’uso delle informazioni da esso fornite, resta in capo all’utilizzatore.
Proseguendo con l'utilizzo di Adriano e Sabina, si dichiara di aver letto, compreso e accettato le presenti condizioni
